Съвременните компании управляват все по-голям обем от информация, документи и взаимосвързани процеси. Продажбите, доставките, складовите наличности, производството, фактурите, договорите, проектите и управлението на персонала често се проследяват чрез различни програми, електронни таблици и хартиени документи.
Когато данните са разпределени между множество несвързани системи, служителите губят време в повторно въвеждане на информация, проверяване на различни източници и ръчно подготвяне на справки. Това увеличава вероятността от грешки и затруднява получаването на цялостна представа за дейността на организацията.
Бизнес платформата на VAiOS (VAiOS Business Platform), обединява основни процеси в обща софтуерна среда. Платформата е изградена от взаимосвързани модули, които позволяват информацията да преминава между различните направления на бизнеса и да бъде използвана за оперативно управление, контрол и анализ.
Във видеото можете да се запознаете с основната структура на Бизнес платформата на VAiOS, начина ѝ на работа и част от функционалностите, които тя предоставя.
1. Предизвикателствата пред съвременния бизнес
С разрастването на една организация се увеличават както обемът на информацията, така и броят на дейностите, които трябва да бъдат координирани. Клиентите и доставчиците трябва да бъдат свързани с конкретни оферти, договори, доставки, фактури и плащания. Складовите наличности трябва да отразяват извършените доставки, продажби и производствени операции. Работата на служителите трябва да бъде организирана чрез задачи, проекти, графици и документи.
Когато всеки процес се управлява отделно, възникват няколко основни проблема:
- една и съща информация се въвежда повече от веднъж;
- данните в различните системи могат да се разминават;
- служителите трудно проследяват цялата история на даден клиент, договор или проект;
- изготвянето на справки изисква събиране и обработване на информация от различни места;
- част от процесите остават зависими от електронни таблици, имейли и хартиени документи;
- ръководството не разполага с достатъчно актуална и обобщена информация.
Интегрираният бизнес софтуер има за цел да намали това разпокъсване, като създаде обща среда за управление на данните и процесите.
2. Какво представлява Бизнес платформата на VAiOS
Бизнес платформата на VAiOS е модулна софтуерна система за управление на основни административни, търговски, производствени и организационни процеси.
Вместо компанията да използва отделна програма за продажби, друга за склад, трета за договори и допълнителни таблици за персонал и проекти, информацията може да бъде организирана в една обща платформа.
Модулният принцип позволява различните функционалности да бъдат свързани помежду си. Данните, въведени в един модул, могат да бъдат използвани и в други части на системата, без да се налага повторното им въвеждане.
Например информацията за даден клиент може да бъде свързана с неговите оферти, договори, продажби, фактури, протоколи и история на комуникацията. По този начин служителите разполагат с по-пълна картина на взаимоотношенията с клиента и могат по-лесно да проследяват извършените дейности.
Бизнес софтуерът позволява на организацията да изгради обща информационна среда, която да подпомага:
- управлението на клиенти и доставчици;
- проследяването на продажбите;
- обработването на фактури;
- управлението на доставки и складови наличности;
- организирането на производството;
- управлението на проекти;
- работата с договори и протоколи;
- управлението на персонала;
- планирането на служебни графици;
- подготовката на справки и статистически анализи.
3. Основни модули на Бизнес платформата на VAiOS
Бизнес платформата на VAiOS е изградена от отделни, но взаимосвързани модули. Това позволява на организацията да използва функционалностите, които отговарят на конкретните ѝ потребности.
Представените по-долу модули са сред основните компоненти на платформата. Системата включва и други модули и специализирани функционалности, които могат да разширят възможностите ѝ според дейността и организацията на конкретния бизнес.
Модул КОНТРАКТОР
Модул КОНТРАКТОР съдържа информацията за клиентите, доставчиците и останалите юридически лица, с които организацията работи.
В системата могат да бъдат въведени повече от една фирма или юридическо лице. Това позволява отделните дейности да бъдат проследявани самостоятелно, но същевременно информацията да бъде обобщавана при изготвянето на общи справки и анализи с функционалностите на модул СТАТИСТИКИ.
Модул ПРОДАЖБИ
Модул ПРОДАЖБИ проследява търговския процес от изготвянето на оферта до реализирането на продажбата.
Той позволява отделните етапи да бъдат организирани и обвързани с конкретен клиент, продукт или услуга. По този начин служителите могат да проследяват развитието на търговските отношения и статуса на всяка продажба.
Модулът подпомага създаването на по-ясен и структуриран процес, при който информацията за офертите и продажбите не остава разпределена между различни служители, имейли и таблици.
Модул ФАКТУРИ
Модул ФАКТУРИ се използва за управление и проследяване на издаваните и получаваните фактури.
Чрез него организацията може да поддържа централизирана информация за финансовите документи, свързани с клиенти, доставчици, продажби и доставки. Това улеснява намирането на конкретни документи и проследяването на взаимоотношенията с отделните контрагенти.
Модул ПРОИЗВОДСТВО
Модул ПРОИЗВОДСТВО подпомага управлението на производствените процеси и разполага с функционалност за създаване и използване на рецепти.
Чрез рецептите могат да бъдат определени продуктите, материалите или суровините, необходими за производството на конкретно изделие.
Модулът е свързан с модул „Склад“. При производствена операция системата може автоматично да изтегли необходимите количества от съответните складови наличности. Така движението на материалите се отчита като част от общия процес, без да се налага всяка операция да бъде отразявана отделно и ръчно.
Модул АКТИВИ
Модул АКТИВИ представлява база данни за продуктите и услугите, с които организацията работи.
В него се въвежда основната информация за предлаганите или използваните продукти и услуги. Тези данни могат да бъдат използвани в останалите модули на платформата, включително при създаването на оферти, продажби, фактури, доставки и складови операции.
Централизираната база данни намалява необходимостта една и съща информация да бъде въвеждана многократно.
Модул ДОСТАВКИ
Модул ДОСТАВКИ проследява процеса, свързан със заявките и извършването на доставките.
Чрез него организацията може да управлява информацията за необходимите продукти или материали и да проследява тяхното доставяне. Данните могат да бъдат обвързани с конкретни доставчици и със складовите наличности.
Така процесът не приключва само със създаването на заявка, а може да бъде проследен до реалното получаване и отразяване на доставените количества.
Модул СКЛАД
Модул СКЛАД се използва за управление и проследяване на складовите наличности.
Той включва функционалности за:
- импорт и експорт на наличности;
- извършване на ревизии;
- отразяване на складови движения;
- бракуване на стоки;
- проследяване на количествата в склада.
Модулът е свързан с други части на платформата, сред които доставките, продажбите и производството. Това позволява промените в наличностите да бъдат отразявани като част от реалните бизнес процеси.
Модул УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ
Модул УПРАВЛЕНИЕ НА ПРОЕКТИ предоставя функционалности за планиране, организиране и проследяване на проекти.
Чрез него могат да бъдат управлявани проекти, задачи, отговорности и дейности. Модулът подпомага координацията между служителите и дава възможност да се проследява изпълнението на отделните етапи.
Така информацията за проектите може да бъде управлявана в същата среда, в която се намират данните за клиентите, договорите, служителите и останалите свързани процеси.
Модул CRM
CRM модулът подпомага управлението на взаимоотношенията и комуникацията с клиентите.
Чрез него могат да се проследяват контактите, проведената комуникация и развитието на отношенията с конкретен клиент. Информацията може да бъде свързана с останалите данни за контрагента, включително неговите оферти, продажби, договори и фактури.
Това позволява на служителите да разполагат с по-пълна история на взаимодействието с клиента.
CRM модулът създава основата, върху която могат да бъдат свързвани продажби, доставки, договори, фактури, протоколи и комуникация с конкретен контрагент.
Модул КАЛЕНДАР
Модул КАЛЕНДАР се използва за организиране и проследяване на графиците на служителите.
Той позволява дейностите и ангажиментите да бъдат координирани в общ календар. Модулът разполага и с възможност за интеграция с външни календарни системи, включително Google Calendar.
Така служителите могат да проследяват своите графици и ангажименти, а организацията да получи по-добра видимост върху планираните дейности.
Модул ПЕРСОНАЛ
Модул ПЕРСОНАЛ изпълнява функциите на HR модул в Бизнес платформата на VAiOS.
Той се използва за управление и проследяване на информацията, свързана със служителите, включително:
- служебни досиета;
- трудови договори;
- изплащани възнаграждения;
- използвани и планирани отпуски;
- основна информация за трудовите отношения.
Централизирането на тези данни улеснява тяхното поддържане и предоставя по-ясна структура на административните процеси, свързани с персонала.
Модул ДОГОВОРИ
Модул ДОГОВОРИ подпомага управлението на документооборота, свързан с отношенията с клиенти и доставчици.
В него могат да бъдат създавани, съхранявани и проследявани договори, свързани с конкретни контрагенти и бизнес процеси.
Модулът разполага и с функционалност за полагане на подпис върху таблет. Това позволява част от процеса по оформяне и потвърждаване на документите да бъде извършвана в дигитална среда.
Модул ПРОТОКОЛИ
Модул ПРОТОКОЛИ се използва за създаване и управление на различни видове протоколи, сред които:
- приемно-предавателни протоколи;
- констативни протоколи;
- протоколи за извършен оглед.
Документите могат да бъдат обвързани с конкретен клиент, доставчик, договор, проект или извършена дейност.
Модулът разполага с възможност за подписване върху таблет, което позволява протоколът да бъде потвърден на място и да остане съхранен като част от общия документооборот.
Изброените модули представят само част от функционалностите на Бизнес платформата на VAiOS. Платформата включва и други модули и възможности, чрез които бизнес софтуерът може да бъде адаптиран към различни организационни структури и работни процеси.
4. Как отделните модули работят заедно
Основното предимство на една интегрирана бизнес платформа не е единствено наличието на множество функционалности. По-важна е връзката между тях.
Когато модулите използват обща информация, един бизнес процес може да бъде проследен от началото до неговото приключване.
Пример за подобна последователност е процесът на продажба.
Потенциалният или настоящият клиент се въвежда в модул КОНТРОКТОР. Това може да се направи от оператор или да се въведе автоматично при постъпващо запитване от фирмения сайт. Комуникацията с него може да бъде проследена в CRM модула. След това в модул ПРОДАЖБИ се подготвя оферта и се проследява развитието на търговския процес.
Когато страните постигнат договореност, необходимият документ може да бъде оформен в модул ДОГОВОРИ и подписан върху таблет. След осъществяването на продажбата съответната фактура се управлява в модул ФАКТУРИ.
Ако предметът на продажбата е продукт, наличностите могат да бъдат проследени в модул СКЛАД. Когато продуктът трябва да бъде произведен, модул ПРОИЗВОДСТВО използва съответната рецепта и автоматично изтегля необходимите материали от склада.
При предаването на стоката или приключването на определена дейност може да бъде създаден приемно-предавателен или констативен протокол, който да бъде подписан върху таблет.
Така отделните стъпки не остават изолирани. Те се превръщат в последователен и проследим процес:
Контрактор → CRM → Продажба → Договор → Фактура → Склад или Производство → Протокол
Подобна взаимовръзка може да бъде изградена и при други процеси, свързани с доставки, управление на проекти, персонал и служебни графици.
5. За какви организации е подходяща платформата
Бизнес платформата на VAiOS може да бъде използвана от организации, които искат да обединят управлението на различни дейности в една система.
Тя е особено приложима при компании, които:
- работят едновременно с множество клиенти и доставчици;
- управляват продажби, доставки и складови наличности;
- извършват производствена дейност;
- използват рецепти и материали при производството;
- управляват множество договори и протоколи;
- организират работата си чрез проекти и задачи;
- разполагат с повече служители и служебни графици;
- управляват повече от едно юридическо лице;
- имат нужда от общи справки и анализи;
- искат да намалят зависимостта си от отделни таблици и несвързани програми.
Възможността за използване на различни модули позволява бизнес софтуерът да бъде приложен както при търговски и обслужващи компании, така и при организации с производствени, складови или проектно ориентирани процеси.
6. Поетапно внедряване и развитие на системата
Не всяка организация има еднакви процеси и не всяка компания се нуждае от всички функционалности едновременно.
Модулната структура позволява внедряването да бъде съобразено с конкретните потребности на бизнеса. Организацията може да започне с модулите, които са най-важни за текущата ѝ дейност, и впоследствие да добавя нови възможности.
Например компанията може първоначално да използва модулите „Контрактор“, „Продажби“ и „Фактури“. При разширяване на дейността могат да бъдат добавени модули за склад, доставки, управление на проекти или персонал.
Този подход позволява платформата да се развива заедно с бизнеса, без да се изгражда изцяло нова информационна среда при всяка промяна.
7. Предимства на интегрираната бизнес платформа
Използването на обща бизнес платформа позволява основната информация за дейността на организацията да бъде събрана и свързана в една среда.
| Работа с отделни системи | Работа с Бизнес платформата на VAiOS |
|---|---|
| Информацията се съхранява на различни места | Данните се организират в обща среда |
| Една и съща информация се въвежда многократно | Данните могат да бъдат използвани от различни модули |
| Процесите се проследяват чрез таблици и имейли | Процесите се проследяват чрез свързани модули |
| Трудно се вижда цялата история на клиента | Данните за клиента могат да бъдат обединени |
| Справките се подготвят от различни източници | Информацията може да бъде обобщавана в статистики |
| Документите се обработват отделно от останалите процеси | Договори, фактури и протоколи се свързват с контрагенти и дейности |
| Складът и производството се отчитат ръчно или в отделни програми | Производството може автоматично да използва складовите наличности |
| Разрастването изисква добавяне на нови несвързани системи | Платформата може да бъде разширявана с допълнителни модули |
Интегрираният подход подпомага не само ежедневната работа на служителите, но и управлението на организацията. Когато информацията е структурирана и свързана, ръководството може по-лесно да проследява процесите и да използва наличните данни при вземането на решения.
8. Единна бизнес платформа за по-добра организация
Бизнес платформата на VAiOS обединява различни направления от дейността на организацията – от клиентите, продажбите и фактурите до производството, склада, проектите, персонала и документооборота.
Нейната основна стойност е във възможността отделните модули да работят като части от една обща система. Това намалява разпокъсването на информацията и създава по-ясна връзка между различните бизнес процеси.
Платформата може да бъде изграждана и разширявана поетапно според нуждите на организацията. Представените в тази статия модули са само част от възможностите на VAiOS Business Platform.
За да научите повече за начина на работа на Бизнес платформата на VAiOS и възможностите за приложение във вашата организация, можете да се свържете с екипа на VAiOS и да заявите представяне на системата.
Супер